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相手の顔が見えない電話対応は慣れてしまえばよいものの、
まだまだ苦痛！と感じる人がひそかに多いのでは？

緊張のあまりカミカミになってしまったり、受話器を滑らしてしまったり…。
そんな失敗談もよく聞きますが、まずは基本の対応をしっかり覚えましょう。


・電話のコール
なぜかコールが一区切りしてから受話器をとる人って多いですよね。
これは意味があるのでしょうか。ですが、無意識にそのようにしている人が
多いという事はコールが一区切りしてから話した方が話しやすいという
結果に基づいているのかもしれませんね。
あくまでもひとつ目安ですが、出る場合は3コールまで、
かける場合は10コールまでという認識でよいのではないでしょうか。

・話し声が聞こえにくい場合
どうしても聞き取れなかった場合「もう少し大きな声でお願いできますか？」と
相手のせいにしてお願いするより、「お電話が少し遠いようですが」と
電話のせいにしてしまう方が、できる大人の気配りというものです。
また相手の声が本当に小さかったり早口であったりする場合は、
自らゆっくり大きめの声で話すことを心がけましょう。
反面教師ではありませんが、案外相手もつられて改善されるものです。

・電話メモのコツ
電話のメモは相手の社名・名前・用件を書くことはもちろんなのですが、
相手の話をききながらメモを取ることは極めてコードなテクニックを要します。
そこで、相手が言ったことを復唱しながらメモを取ると良いでしょう。
「○○社の△△様ですね」「○○の件ですね」のように、理解のスピードにあわせてで構わないので
聞き間違いや聞きもらしがないよう確認しましょう。

用件が複雑な場合は箇条書きで要点をメモしましょう。
伝言メモの場合は相手の連絡先と電話があった時間も添えましょう。
自分のためのメモであれば電話を切った後に自分の所感を添えると、
後で見返した時に思い出しやすくなります！

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